La presente política de protección de datos personales es realizada por CAROLINA MARTINEZ S.A.S para dar cumplimiento al artículo 15 de la Constitución, Ley 1581 de 2012, elDecreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que regula los deberes que asisten a los Responsables y Encargados del Tratamiento de datos personales, dentro delos cuales se destaca el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento a los derechos de los titulares de datos personales.
SECCIÓN I. DISPOSICIONES GENERALES
PRIMERA: OBJETO
Por medio del siguiente manual se establece una serie de principios, reglas y procedimientos para garantizar el Derecho de Habeas Data de los titulares de datos personales sobre los que CAROLINA MARTINEZ S.A.S es responsable o encargado del tratamiento.
SEGUNDA: DEFINICIONES
1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4. Dato personal sensible: Cualquier información que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así́ como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. CAROLINA MARTINEZ S.A.S no realizará tratamiento de datos sensibles.
5. Dato personal público: Es el dato personal calificado como tal por la Constitución Política o la Ley, o que no constituye un dato personal privado o sensible. Son datos personales públicos aquellos contenidos en registros, documentos, gacetas, boletines y bases de datos de acceso público tales como los referentes al registro civil, al registro mercantil, al registro único de automotores, los antecedentes judiciales y disciplinarios, sentencias judiciales ejecutoriadas, y los datos contenidos en procesos judiciales y procedimientos judiciales sobre los que no exista ninguna reserva legal o sobre los que se predica la publicidad del dato personal.
6. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular.
7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.CAROLINA MARTINEZ S.A.S y sus empleados son encargados del tratamiento.
8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. CAROLINA MARTINEZ S.A.S, será́el responsable del tratamiento, salvo que los realice para terceros.
9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Los clientes de CAROLINA MARTINEZ S.A.S, los empleados, los distribuidores, y las personas que participen en estudios de mercado son parte de CAROLINA MARTINEZ S.A.S.
10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
11. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica una transmisión de los mismos dentro y fuera de Colombia.
12. Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado aun tercero quien asumirá la calidad de responsable.
13. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad se comunica al titular la información relativa a la existencia delas políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
ADVERTENCIA: En caso de dudas sobre el rol de CAROLINA MARTINEZ S.A.S dentro del tratamiento de datos, se recomienda presentar una consulta jurídica.
TERCERA: PRINCIPIOS
Los principios que se establecen a continuación, constituyen el fundamento de la política de protección de datos personales. En caso de duda sobre la interpretación de las disposiciones contenidas en el presente manual, se utilizarán los principios para hallar el sentido de la regla a aplicar. Estos son:
1. Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen. La política de protección de datos personales de CAROLINA MARTINEZ S.A.S se rige por los artículos15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, Los Decretos 1377 de2013 y 886 de 2014 copilados en el Decreto 1074 de 2015, la sentencia C-748 de2011 y las circulares emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, así́ como las disposiciones que las modifique, sustituya o derogue.
2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Por regla general, la finalidad del tratamiento será́ el desarrollo del objeto social deCAROLINA MARTINEZ S.A.S, no obstante, el tratamiento podrá tener otras finalidades, siempre y cuando aquellas sean indicadas al titular de la información.
3. Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones contenidas en la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por el personal de CAROLINA MARTINEZ S.A.S, o por terceros autorizados.Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado del mismo se deberá́ manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
CUARTA: BASES DEDATOS
Las políticas yprocedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datosque maneja la compañía, y que serán registradas de conformidad con lo dispuestoen la Ley 1581 de 2012, el Decreto 886 de 2014. Los datos almacenados porCAROLINA MARTINEZ S.A.S deberán ser suprimidos cuando se cumplan lasfinalidades del tratamiento, salvo que deben ser conservados para elcumplimiento de una obligación contractual o legal.
SECCIÓN II: DERECHOS Y DEBERES
QUINTA: DERECHO DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
De conformidad con lo Establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CAROLINA MARTINEZ S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba dela autorización otorgada CAROLINA MARTINEZ S.A.S, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado porCAROLINA MARTINEZ S.A.S del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a los datos personales.
4. Presentar ante laSuperintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios o derechos. En caso de conflicto entre CAROLINA MARTINEZ S.A.S y el titular, la revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia deIndustria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de datos personalesCAROLINA MARTINEZ S.A.S han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de2012 a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
SEXTA: DEBERES DE CAROLINA MARTINEZ S.A.S EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
CAROLINA MARTINEZ S.A.S, en calidad de responsable o encargado del tratamiento, se obliga a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:
1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado o al responsable del tratamiento, según el caso, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado o responsable del tratamiento, según el caso, de todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado o responsable del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
9. Exigir al Encargado o responsable del tratamiento, según el caso, y en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012.
11. Informar al encargado o responsable del tratamiento, según el caso, cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
12. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
15. Actualizar la información reportada por los responsables o encargados del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
16. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2013, en caso de reclamos por parte del titular.
17. Permitir el acceso a la información únicamente alas personas que pueden tener acceso a ella.
18. Registrar las bases de datos en el registro nacional de bases de datos.
Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de responsable del tratamiento y encargado del tratamiento en la misma persona, le será́ exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
SÉPTIMA:TRATAMIENTO ESPECIAL DE CIERTOS DATOS PERSONALES.
CAROLINA MARTINEZ S.A.S no será́ responsable o encargado del tratamiento de datos sobre información sensible.
SECCIÓN III AUTORIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
OCTAVA: AUTORIZACIÓN.
Todo tratamiento de datos personales en el que CAROLINA MARTINEZ S.A.S actúe en calidad de encargado o responsable requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. CAROLINA MARTINEZ S.A.S ha dispuesto delos mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
En caso que CAROLINA MARTINEZ S.A.S, como encargado del tratamiento de datos, haya acordado contractualmente ejecutar el tratamiento con base en la política de la contraparte, aquella deberá́ garantizar los principios contenidos en este manual.
NOVENA: CONTENIDO YFORMA PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita concluir de manera inequívoca, que el titular ha brindado su consentimiento expresamente. La autorización deberá́ poder ser consultada posteriormente por el titular y deberá́ contener:
A. El nombre del titular.
B. El tipo de identificación y número de identificación del titular.
C. Datos de contacto del titular del tratamiento (número celular, dirección y correo electrónico).
D. Los datos de contactos de CAROLINA MARTINEZ S.A.S
E. La identificación deCAROLINA MARTINEZ S.A.S como responsable o encargado del tratamiento.
F. La finalidad del tratamiento de datos.
G. La enunciación de los datos sobre los que se surtirá el tratamiento.
H. Los derechos que le asisten al titular.
I. El aviso de privacidad.
J. Los mecanismos para que el titular pueda conocer y ejercer sus derechos, así́ como la política de protección de datos personales de CAROLINA MARTINEZ S.A.S.
K. Una declaración en la que el titular determina que conoce y comprende las condiciones en que se realizará el tratamiento, los derechos que le asisten y los mecanismos para ejercerlos.
L. La firma del Titular o cualquier otro mecanismo físico o digital que permita determinar que el titular autoriza el tratamiento de datos.
Parágrafo. Las autorizaciones deberán ser conservadas en un archivo o base de datos física o digital por él término que determine la Ley. Si hay un cambio en la finalidad del tratamiento, CAROLINA MARTINEZ S.A.S deberá́ obtener una nueva autorización por parte del titular.
DÉCIMA: AVISO DEPRIVACIDAD.
La autorización de CAROLINA MARTINEZ S.A.S deberá contener el siguiente aviso:
El Tratamiento de datos personales se realizará únicamente para los fines autorizados por elTitular. Los mecanismos que CAROLINA MARTINEZ S.A.S utiliza para realizar elTratamiento de Datos Personales son seguros y confidenciales, pues contamos con los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas, y en ese mismo orden, aseguramos la confidencialidad de los mismos con base en la Política de Tratamiento de Datos Personales de CAROLINA MARTINEZ SAS la cual podrá ser consultada en la página www.dracarolinamartinez.com. En caso de dudas, solicitudes, consultas, reclamos y similares podrá comunicarse con CAROLINA MARTINEZ S.A.S a través del correo electrónico callcenter@dracarolinamartinez.com
La autorización además de lo anterior, contendrá la razón social CAROLINA MARTINEZ S.A.S el nombre comercial CAROLINA MARTINEZ S.A.S, el tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo, los derechos del titular y los mecanismos para conocer la política de CAROLINA MARTINEZ S.A.S, así́ como sus actualizaciones.En la página web www.dracarolinamartinez.com se deberá mostrar el aviso de privacidad junto con la información mencionada en este párrafo, conforme a lo determinado en el artículo 15 del Decreto 1377 de2013.
UNDÉCIMA: MEDIOS DERESOLUCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y REVOCATORIAS.
CAROLINA MARTINEZ S.A.S a través de su página web www.dracarolinamartinez.com, pondrá a disposición la presente Política de Protección de Datos Personales; el aviso de privacidad, los formularios para consultas, reclamos y revocatorias; y las instrucciones para diligenciarlos. Además, CAROLINA MARTINEZ S.A.S habilitará el correo electrónico callcenter@dracarolinamartinez.comcomo canal de comunicaciones entre los titulares de datos y la sociedad, así́ como un formulario de contacto que dirigirá́ las solicitudes diligenciadas en la página web al correo callcenter@dracarolinamartinez.com.
En caso de dudas al respecto, el titular podrá comunicarse telefónicamente al número 3112069199 o escribir al correo electrónico callcenter@dracarolinamartinez.compara recibir mayor información.
DUODÉCIMA: CONSULTAS.
El titular o sus causa habientes podrán consultar de manera gratuita los datos personales del titular cuando CAROLINA MARTINEZ S.A.S obre como responsable o encargado del tratamiento. Para esto el titular o sus causahabientes deberán enviar un mensaje al correo electrónicocallcenter@dracarolinamartinez.com, en el que solicitará su información personal. El mensaje deberá contener como adjuntos:
1. Copia de la cédula de ciudadanía del titular.
2. En caso de ser el causahabiente, es decir sus herederos, copia del registro civil en la que se pruebe el parentesco o el vínculo.
La consulta será́respondida al correo electrónico que envío la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá́su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
DECIMOTERCERA: RECLAMOS Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS.
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, rectificación o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El Titular enviará un mensaje al correo electrónico callcenter@dracarolinamartinez.com, en el que presentará su solicitud de actualización o reclamo. El mensaje deberá́contener como adjuntos:
1. Copia de la cédula de ciudadanía del titular.
2. En caso de ser el causahabiente, copia del registro civil en la que se pruebe el parentesco o el vínculo.
3. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá́ al interesado dentro de los cinco (5) díassiguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que elsolicitante presente la información requerida, se entenderá́ que ha desistido del reclamo.
4. En caso de queCAROLINA MARTINEZ S.A.S reciba el reclamo sin ser competente para resolverlo, dará́traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado, siempre y cuando tenga la información para contactar a quien se dirige. En caso de no tener la información deberá́informar al titular que de aquella situación.
5. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá́ en la base de datos una leyenda que diga“reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
6. Él término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
DECIMO CUARTA: REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.
Los titulares de los datos personales pueden revocar total o parcialmente el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para esto el titular o sus causahabientes deberán enviar un mensaje al correo electrónico callcenter@dracarolinamartinez.com, en el que solicitará la revocatoria de la autorización. El mensaje deberá contener como adjuntos:
1. Copia de la cédula de ciudadanía del titular.
La solicitud de revocatoria de la autorización será́ respondida al correo electrónico en los mismos términos de respuesta que las consultas.
SECCIÓN IV:SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
DECIMO QUINTA: MEDIDAS DE SEGURIDAD
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, CAROLINA MARTINEZ S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, o acceso no autorizado o fraudulento.
DECIMO SEXTA: IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.
CAROLINA MARTINEZ S.A.S mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.El procedimiento debe considerar como mínimo los siguientes aspectos:
1. Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los datos protegidos.Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012.
2. Funciones y obligaciones del personal.
3. Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación (back up) de los datos.
4. Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad.
Los datos personales sobre los que CAROLINA MARTINEZ S.A.S realiza el tratamiento o es responsable reposan en el aplicativo, en la base de datos de diversos software, contenida en el servidor de propiedad de CAROLINA MARTINEZ S.A.S y en los discos duros autorizados por la compañía para almacenar datos personales.
DECIMO SÉPTIMA: SEGURIDAD DE ACCESO Y ALOJAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
1. La información se encuentra en servidores o aplicativos con destinación exclusiva de datos.
2. Los servidores están ubicados en un data center que cumple con los estándares técnicos; requeridos para almacenar datos sensibles.
3. El acceso a la información se hace a través de las aplicaciones las cuales está alojadas en servidores independientes.
DECIMO OCTAVA: PERDIDA DE INFORMACIÓN.
La información delos servidores es soportada diaria de forma automática e incremental y mensualde forma total, garantizando doble respaldo.
DECIMO NOVENA: ADULTERACIÓN Y ACCESOS FRAUDULENTOS.
El ingreso a las aplicaciones solo puede hacerse por funcionarios activos que se validan a travésde las políticas de directorio activo, es decir con manejo de usuario, contraseñas y acceso a segmentos de red definido.
SECCIÓN: V DISPOSICIONES FINALES
VIGÉSIMA: COMPETENCIA.
El área de análisis de información será́ la responsable de:
1. La adopción e implementaciónde la política de protección de datos personales.
2. Resolver las solicitudes realizadas por los titulares de datos personales.
3. Velar por el cumplimiento de las medidas de seguridad.
VIGESIMO PRIMERA: DATOS DE CONTACTO.
Los titulares de datos personales podrán contactar a CAROLINA MARTINEZ S.A.S cuando actúe como responsable en:
Teléfono: 3112069199
Correo: callcenter@dracarolinamartinez.com
Páginaweb: www.dracarolinamartinez.com
VIGESIMO SEGUNDA: VIGENCIA.
El presente manual rige a partir del 30 de octubre de 2023.
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